ویژگی ها وتوانایی های یک منشی موفق

💢 ویژگی ها وتوانایی های یک منشی موفق

💢 💢 💢 💢 💢

✔صفات، ویژگی ها و توانمندی ها

·        برقراری تماس با وزارتخانه ها، موسسات و ارگان های دولتی و سفارتخانه ها به منظور هماهنگی و تنظیم برنامه ملاقات ها،کنفرانس ها و سمینار ها

·        تنظیم لیست متقاضیان داخلی یا خارجی ملاقات با مقام مربوطه و تعیین ساعات ملاقات برای آنها

·        تهیه و تنظیم گزارشات لازم پیرامون مطالب و وقایع مهم روزانه جهت ارایه به مقام مربوط

·        ابلاغ دستورات مقام مربوطه به اشخاص و موسسات ذیربط و واحد های تابعه بر حسب خط مشی تعیین شده و پیگیری آنها

·        تلخیص گزارشات تهیه شده برای مقام مربوطه

·        آماده نمودن سوابق و پرونده های مربوط به کمیسیون ها، جلسات و سمینارها برای اطلاع مقام مربوطه

·        انجام اقدامات لازم در زمینه برقراری ارتباط تلفنی مقام مربوط

·        انجام اقدامات لازم در زمینه دریافت، ثبت و توزیع و نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط

·        تهیه برخی از نامه ها و متن تلگرام ها جهت مخابره

·        ماشین کردن نامه ها، گزارشات، جداول و فرم های مورد نیاز

✔وضع ظاهری و پوشش

وضعیت ظاهری افراد در سازمان از اهمیت ویژه ای برخوردار است و یکی از مهمترین مبناهای قضاوت سایرین محسوب می شود. حفظ آراستگی، نظافت، پوشش مناسب محیط های کاری و … از ویژگی های مهم وضعیت ظاهری محسوب می شود. ظاهر افراد نه تنها بر ادراک دیگران از رفتار ایشان تاثیر می گذارد بلکه بر واکنش دیگران نسبت به ایشان نیز موثر است. به طور کلی چنین استنباط می شود که فرد مرتب، کارمندی حرفه ای در سازمان است بنابراین نوع برخورد با ایشان نیز متفاوت خواهد بود. وضعیت ظاهری به خصوص در نگاه اول یا اولین برخورد با افراد، از ویژگی های بسیار مهم در ارتباطات موثر محسوب می شود. برای مثال در تمامی ارتباطات روزمره، همواره، ما بر اساس نوع لباس پوشیدن سایرین (شیک پوش یا ژنده پوش) با آنها برخوردهای متفاوتی خواهیم داشت. پس می بایست در محیط های سازمانی با وضعیتی مناسب و آراسته ظاهر شویم. وضعیت ظاهری به خصوص در مورد پوشش افراد در کشورهای مختلف به فرهنگ، آیین، دین و … حتی از سازمانی به سازمان دیگر متفاوت و حتی به نوع کار نیز بستگی دارد

بی گمان پوشش نیز یکی از مهمترین فاکتورهای هر منشی نوع پوشش ظاهری وی می باشد که معرف شخصیت او نیز است. پوشش در سازمان های مختلف بر اساس فرهنگ سازمانی و بر اساس فرهنگ هر بخش، شهر، کشور می تواند متفاوت باشد. پیش از حضور در هر سازمان شایسته است از افراد با سابقه در خصوص نوع پوشش رسمی سازمان سوال شود تا دچار مشکل نگردیم

✔اعتماد به نفس

اعتماد به نفس یکی از مهمترین ابزار کسب موفقیت در هزاره سوم میلادی محسوب می شود. بدیهی است در کلیه امور روزانه، حفظ اعتماد به نفس از اهمیت ویژه ای برخوردار است. از گفتن جملاتی همچون "من قادر به انجام این کار نیستم" بپرهیزیم و همواره این حس را در خود تقویت نمایید که اگر فردی توانسته این کار را انجام دهد پس به طور یقین من هم می توانم

برای کسب اعتماد به نفس می بایست به ویژگی های متمایز خود اتکا کرد. به توانایی های ویژه خود بیاندیشید و به کارهای موفقیت آمیزی که تاکنون انجام داده اید. اعتماد به نفس خود را تقویت نموده تا بتوانید در شرایط و موقعیت های مختلف بدون بروز هر گونه اضطراب و نگرانی پیروز میدان باشید

✔رفتار اجتماعی و احترام به مراجعین

منشی در سازمان می بایست رفتار اجتماعی معقولی داشته باشد. بدیهی است در هر سازمانی نکات مثبت و منفی زیادی وجود دارد. نوع برخورد افراد در مواجهه با این ویژگی ها، نشان دهنده رفتار اجتماعی ایشان است. همواره به خاطر داشته باشید سازمان شما اهدافی دارد و می بایست کلیه فعالیت های شما درون سازمان مطابق با اهداف سازمانی باشد. در چنین موقعیتی رفتار اجتماعی شما در جهت اهداف سازمانی است. انجام هر فعالیتی در سازمان که در جهت اهداف سازمانی نیست، در کار سازمان خلل ایجاد می نماید

برخی از این امور عبارتند از:

1-مکالمات شخصی بیش از حد

2-قرار بیش از حد با دوستان و رفقا در سازمان

3-بی احترامی به همکاران و مراجعین

✔راز داری

منشی معادل واژه Secretary بر گرفته از کلمه Secret به معنای محرمانه می باشد منشی می بایست محرم اسرار سازمان و مدیر خود بوده و تحت هیچ شرایطی این خصیصه نباید زیر سوال رود. بسیاری از امور سازمانی از قبیل حقوق، تصمیمات متخذه، پیشنهادات کاری، استخدام، اخراج و … از طریق منشی به مدیر ارایه می گردد و این خود اهمیت راز دار بودن منشی را نشان می دهد. چه بسیار افرادی که با توجه به اسرار دریافتی از سازمان یا مدیر سو استفاده های زیادی کرده اند در نهایت موجب پشیمانی خواهد گردید. راز داری خصیصه ای است که در همه مکان ها و زمان ها و نزد همه افراد می بایست جلوه نماید

✔حافظه و حضور ذهن

حافظه عبارت است از نگهداری وقایع گذشته و یادآوری آن در مواقع لازم. این ویژگی باعث می شود تا منشی از اولویت امور آگاهی داشته و پیگیری های لازم را در جهت اهداف سازمانی انجام دهد. جهت بهبود حافظه نیاز به تمرکز ذهن در زمان دریافت اطلاعات و ارایه به موقع آن جهت انتقال اطلاعات می باشد. به خاطر داشته باشید که در صورت وجود حافظه ای بسیار خوب، هرگز به آن متکی نباشید و همواره امور جاری سازمان را در جایی یادداشت نمایید

✔قابلیت تصمیم گیری

تصمیم گیری به مفهوم انتخاب بهترین راه حل ممکن از بین راه حل های مختلف در زمان مورد نظر، بدیهی است منشی باید بتواند در محیط کاری خود از این ویژگی در شرایط و مقتضیات سازمان بهره گیرد

 به طور کلی کارشناسان فرآیندهای تصمیم گیری را بر شش مرحله، شناسایی کرده اند:

مرحله اول، تشخیص و تعیین مشکل یا مساله ای که در راه رسیدن به اهداف سازمانی یا فردی ایجاد گردیده است

مرحله دوم، یافتن راه حل های ممکن برای رفع مشکل یا مساله مورد نظر است

مرحله سوم، شامل انتخاب معیاری برای سنجش و ارزیابی راه حل های ممکن است

مرحله چهارم، تعیین نتایج حاصل از هر یک از راه حل های ممکن است

مرحله پنجم، ارزیابی راه حل ها از طریق بررسی نتایج حاصل از آنهاست

مرحله ششم، انتخاب یک راه از میان راه های مختلف و ارایه تصمیم نهایی است

✔خلاقیت و نوآوری

خلاقیت به مفهوم تولید یک اندیشه و فکر نو است و نوآوری عملی ساختن آن اندیشه و فکر است. یک منشی می بایست بتواند در محیط کار با استفاده از این دو ویژگی، سازمان را در جهت نیل به اهداف کمک و یاری نماید از جمله این ابتکارات می توان به مکانیزه کردن سیستم های منشی در سازمان نام برد

✔نحوه سخن گفتن

شیوه و نحوه سخن گفتن نمادی از شخصیت هر فرد می باشد که بدیهی است در زمان ها و مکان های مختلف نزد افراد مختلف باید متفاوت باشد، مثلن شیوه سخن گفتن با کودکی5 ساله و مدیر قطعن متفاوت خواهد بود و در یک جمله نحوه سخن گفتن می بایست در مخاطب تاثیر گذار باشد. متذکر می شوم که مهم نیست شما چه چیزی می گویید مهم برداشت مخاطب از حرف شما است

✔خونسردی، حوصله، صبر

بدیهی است در هر سازمانی روزهای سخت وجود خواهد داشت سختی در سازمان به مفهوم ایجاد شرایطی است که باعث می شود در سازمان بتوانیم با حوصله و خونسردی به فعالیت های روزمره خود برسیم. همواره به یاد داشته باشیم کلیه اعمال ما در سازمان زیر ذره بین است و افراد در شرایط سخت شخصیت های متفاوتی از خود بروز می دهند. یک مراجعه کننده عصبانی، مدیر عصبانی، همکار نگران ممکن است ما را از حالت عادی رفتاری خارج نماید. تعمق در خصوص نوع برخورد با این اشخاص، موجب کمک به حفظ خونسردی می گردد

✔وقت شناسی

همه ما چه در محیط کار و چه در منزل و سایر مکان ها نیازمند تنظیم وقت خود هستیم. ترتیب انجام امور روزانه روی کمیت و کیفیت آنها تاثیر خواهد گذاشت.وقت شناسی و استفاده بهینه از زمان در دسترس از ویژگی های هر منشی است. حضور پیش از ورود مدیر و ترک محل کار پس از خروج وی، انجام به موقع کارها در زمان مشخص از خصوصیات بارز منشی وقت شناس است. شناسایی اولویت های کاری هدف گذاری در کار و زندگی و شناسایی راه های رسیدن به اهداف سازمانی کمک می کند تا بتوانیم خود را بر اساس زمان برنامه ریزی نمایم